Vận đơn là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu logistics. Vai trò của vận đơn là gì? Có những loại vận đơn nào và tiêu chí phân loại chúng? Tất cả sẽ được phân tích chi tiết qua bài viết sau đây.
Contents
1. Vận đơn là gì?
Là chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa do đơn vị vận chuyển, hoặc đại lý vận chuyển cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Đồng thời đây cũng là căn cứ, là một hợp đồng vận chuyển để xác nhận quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên liên quan: căn cứ xem ai là người thanh toán, căn cứ về giao nhận hàng hóa tại các bên xuất khẩu và nhập khẩu.
Vận đơn là văn bản đi kèm với hàng hóa được vận chuyển và phải có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền của bên vận chuyển, người gửi hàng và người nhận hàng.
1.1 Vai trò của vận đơn
- Vận đơn là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay..
- Là căn cứ để khai hải quan, làm thủ tục xuất, nhập khẩu
- Là một chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ xuất trình ngân hàng.
- Là chứng từ có thể cầm cố, mua bán
- Vận đơn thể hiện vai trò, nghĩa vụ của các bên liên quan trong quá trình vận chuyển hàng hóa
1.2 Nội dung chính của vận đơn bao gồm:
- Tên, địa chỉ người gửi hàng
- Tên, địa chỉ người nhận hàng
- Thông tin về phương tiện vận chuyển: biển số xe, tên tàu, số chuyến,…
- Thông tin cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng
- Mô tả về hàng hóa
- Thông tin về chi phí vận chuyển chính và phụ, điều kiện vận tải
- Thời gian và địa điểm phát hành vận đơn
- Chữ ký xác nhận của người vận chuyển
Chúng ta sẽ đi tìm hiểu 2 lại loại vận đơn phổ biến nhất trong xuất nhập khẩu gồm: Vận đơn đường biển (Bill of Lading B/L), vận đơn đường hàng không (Airway Bill – AWB)
>> Xem thêm: Nội dung chi tiết của một Vận đơn (Bill of lading)
2. Vận đơn đường biển (Bill of Lading B/L) và cách phân loại
Vận đơn đường biển (Bill of Lading B/L) là chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển cấp cho người gửi hàng.
B/L là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa đã ghi trong vận đơn, cho phép người nắm bản gốc của vận đơn nhận hàng hóa khi tàu cập bến.
Một số cách phân biệt vận đơn bạn có thể tham khảo cách phân loại một số vận đơn cơ bản:
2.1 Phân loại vận đơn căn cứ vào vào việc chuyển nhượng vận đơn có
+ Straight B/L – Vận đơn đích danh: là loại vận đơn trên đó có ghi rõ họ tên và địa chỉ của người nhận hàng, đây là loại vận đơn không thể chuyển nhượng cho bên thứ ba bằng cách ký hậu mà chỉ người nhận hàng có tên trên vận đơn mới được quyền nhận hàng.
Do đó Straight Bill of Lading thường ít được sử dụng, mà chủ yếu dùng cho hàng hóa biếu tặng, triển lãm, cá nhân gửi hàng cho nhau…
+ To order B/L – Vận đơn theo lệnh: Vận đơn cho phép chuyển nhượng bằng cách ký hậu (Endorsement) trên vận đơn và đây là loại vận đơn có thể chuyển nhượng được.
Có thể ghi:
“Theo lệnh của người gửi hàng” (To Order of Shipper).
“Theo lệnh của ngân hàng” (To Order of Bank).
“Theo lệnh của người nhận hàng” (To Order of Consignee).
+ To bear B/L – Vận đơn vô danh/xuất trình.
Là vận đơn quy định người vận chuyển sẽ thực hiện giao hàng cho bất kỳ ai xuất trình vận đơn cho họ. Đây là loại vận đơn có thể chuyển nhượng được bằng cách trao tay, có thể chuyển thành vận đơn đích danh hay vận đơn theo lệnh bằng thủ tục ký hậu.
Các trường hợp sau là vận đơn vô danh:
– Ô Consignee trên vận đơn bỏ trống hoặc ghi “to Bearer or to Holder”
– Vận đơn có phần ký hậu bỏ trống (endorsed in blank)
– Vận đơn ký hậu theo lệnh để trống (endorsed to order in blank)
– Vận đơn ký hậu cho người cầm (endorsed to Bearer or to Holder)
>> Tham khảo thêm: Khóa học xuất nhập khẩu online thực tế
2.2 Căn cứ vào ghi chú trên vận đơn
Phân thành 2 loại vận đơn:
+ Clean B/L – Vận đơn hoàn hảo/sạch: Là vận đơn không có những ghi chú xấu, tiêu cực của hãng tàu về tình trạng bên ngoài của container khi họ
nhận container hàng để bắt đầu chuyên chở.
Hãng tàu luôn ghi câu “Shipper’s load, count, seal, trimming, stowage” và/hoặc “Said to contain (STC)” nghĩa là mọi trách nhiệm về hàng bên trong là thuộc về người bán.
Người mua luôn yêu cầu một vận đơn sạch vì họ không muốn rủi ro cho hàng hóa nhận được.
+ Unclean B/L – Vận đơn không hoàn hảo/không sạch: là vận đơn có ghi chú về tình trạng hàng hóa hoặc bao bì bị hư hỏng, không đúng quy cách khi nhận hàng. Điều này cho thấy hàng hóa không hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và có thể ảnh hưởng đến việc thanh toán trong thương mại quốc tế.
2.3 Xét về thời gian phát hành vận đơn
+ Shipped on board B/L – Vận đơn đã xếp hàng: Được cấp sau khi hàng hóa đã thực sự xếp trên tàu, thể hiện bằng các các cụm từ như: “Shipped on Board”, “On Board”, “Shipped”, “Laden on Board”…in sẵn hoặc là một ghi chú trên được ghi thêm vào mặt trước của vận đơn khi chưa được in sẵn.
Người bán và người mua thường yêu cầu loại vận đơn này vì khi đó hàng hóa mới chắc chắn đã lên tàu
Nếu thanh toán theo LC, 2 bên nên dùng loại vận đơn này vì thông tin trên BL rõ ràng và ngân hàng ít từ chối thanh toán vì sai sót của bộ chứng từ.
Nếu trên vận đơn đã ghi sẵn “Shipped on Board” thì không cần ghi thêm gì để chứng minh cho việc đã xếp, mà ngày ký Vận đơn chính là ngày xếp hàng lên tàu, cũng là ngày giao hàng.
+ Received for shipment B/L – Vận đơn nhận hàng để xếp: Được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên tàu. Trên vận đơn nhận hàng để xếp không ghi rõ ngày, tháng được xếp xuống tàu. Có thể hàng hóa còn trong kho, bãi cảng. Khi hàng đã thực sự lên tàu,vận đơn này trở thành Shipped on Board BL
Vận đơn này không an toàn cho cả Người Bán và Người Mua vì khi đó hàng hóa chưa chắc chắn đã lên tàu.
2.4 Căn cứ vào hành trình chuyên chở
+ Vận đơn đi thẳng (Direct B/L) được cấp trong trường hợp hàng hóa được chuyển chở thẳng từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng mà không có chuyển tải dọc đường. Trên vận đơn đi thẳng, mục “transhipment” để trống.
+ Vận đơn chở suốt (through B/L): Là loại vận đơn được sử dụng trong trường hợp hàng hóa được chuyển tải dọc đường trong quá trình vận chuyển.
2.5 Căn cứ vào giá trị sử dụng và lưu thông:
+ Vận đơn gốc: Là bộ bill do hãng tàu/bay hoặc do FWD phát hành tại đầu xuất khẩu, có ghi chữ “original” trên tên vận đơn,hoặc dấu mộc đỏ dập trên mặt trước vận đơn;
+ Vận đơn copy (Bill surrendered): Là vận đơn được dập chữ “Copy” và/hoặc chữ “Non-negotiable (không chuyển nhượng được)” trên mặt trước vận đơn. Vận đơn Copy luôn đi kèm vận đơn gốc.
>> Xem thêm: Incoterms 2020
3. Vận đơn hàng không (Airway Bill – AWB)
Vận đơn hàng không là chứng từ do người chuyên chở phát hành để xác nhận việc nhận lô hàng để vận chuyển bằng máy bay.
AWB không phải là chứng từ sở hữu, do đó không thể chuyển nhượng được như vận đơn đường biển (loại theo lệnh). Trong trường hợp ngoại lệ, để thanh toán bằng tín dụng thư (L/C), 2 bên mua bán sẽ phải thỏa thuận và phải làm thêm thủ tục cần thiết (chẳng hạn như: thư cam kết đảm bảo) nhờ ngân hàng chấp nhận “ký hậu” vào mặt sau AWB để lấy hàng.
Khi có sự xuất hiện của Forwarder trong quá trình mua bán cước tàu, gom hàng, làm hàng thì sẽ xuất hiện 2 loại BL là:
+ MAWB là Master Air Waybill (Vận đơn chủ) là vận đơn mà hãng tàu cấp cho Forwarder đầu xuất khẩu, hoặc người bán.
+ HAWB là viết tắt của House Air Waybill (Vận đơn thứ): là vận đơn mà Forwarder đầu xuất khẩu cấp cho người bán
4. Nội dung vận đơn đường biển- bill of lading:
- Cảng xếp hàng (Port of Loading)
- Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)
- Nơi nhận hàng gửi đi (Place of receipt) Nơi giao hàng đến (Place of delivery)
- Thể tích (Measurement)
- Ký mã hiệu của bao bì đóng gói (Mark and number)
- Mô tả hàng hóa và cách đóng gói hàng hóa (Description of goods of kind package): Tên hàng, tiêu chuẩn, cách đóng gói, HS code….
- Trọng lượng gộp (Gross weight)
- Trọng lượng tịnh (Net weight)
- Số container/Seal (Containers No./ Seal No.)
- Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển. (Details of shipping agent)
- Cước vận tải và phụ phí (Freight & charges)- Prepaid/Collect/ Freight payable at
- Ngày hàng lên tàu (On board date)
- Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue)
- Số lượng bản gốc (Number of original)
- Người lập vận đơn ký tên (Signature)
>> Xem thêm:L/C Xác Nhận Là Gì? Vai Trò Của Ngân Hàng Xác Nhận L/C
5. Quy trình làm Bill of lading
Quá trình lập B/L sẽ trải qua các bước sau:
Bước 1: Người gửi hàng (Shipper) gửi hướng dẫn làm B/L (SI) cho forwarder
Bước 2: Forwarder gửi thông tin cho hãng tàu.
Bước 3: Hãng tàu tiếp nhận thông tin làm B/L và phát hành B/L nháp Forwarder
Bước 4: Forwarder gửi B/L nháp cho shipper kiểm tra
Bước 5: Shipper kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa B/L (nếu có). Nếu nội dung B/L đúng đủ thì tiến hành xác nhận B/L để hãng tàu phát hành B/L gốc.
Trên đây, chúng tôi đã thông tin chi tiết về vận đơn là gì? Cách phân loại vận đơn dựa trên các tiêu chí, cũng như vai trò của vận đơn. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm được kiến thức hữu ích về vận đơn, phục vụ tốt cho công việc và học tập của bạn. Nếu có bất kỳ chia sẻ nào thêm về vận đơn, các chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hãy để lại bình luận bên dưới để cùng chúng tôi thảo luận.