Nhân Viên Chứng Từ Là Gì? Công Việc Của Ngân Viên Chứng Từ

Nhân viên chứng từ thường là người làm các công việc văn phòng, liên quan đến giấy tờ, hỗ trợ khách hàng.

Đây là vị trí được tuyển dụng nhiều tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu – logitsics.

Cùng incoterms2020.vn tìm hiểu kỹ hơn về vị trí nhân viên chứng từ trong bài viết dưới đây:

>>>>>> Bài viết xem nhiều: Khóa Học Xuất Nhập Khẩu TPHCM

1. Nhân viên chứng từ là gì?

Nhân viên chứng từ là một bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp Xuất nhập khẩu và logistics vì chứng từ là bắt buộc mà bất cứ hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế nào.

Mức lương cơ bản của vị trí nhân viên chứng từ thường sẽ cao hơn sale, nhưng không có hoa hồng.

Vị trí nhân viên chứng từ được xem là công việc ổn định, không áp lực doanh số và thường phù hợp với các bạn nữ hơn các bạn nam vì làm việc cùng các con số, giấy tờ và các văn bản hợp đồng và cần có tính cẩn thận trong công việc.

2. Công việc của nhân viên chứng từ

Công việc của nhân viên chứng từ thường bao gồm:

Theo dõi các hoạt động giao nhận hàng hóa hàng ngày.
Xử lý các công việc chứng từ của Vận đơn, Danh sách đóng gói và Hóa đơn thương mại, trong số những người khác.
Thu thập thông tin và thương lượng với các nhà cung cấp để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường.
Điều tra và phân tích nhu cầu của người tiêu dùng để chuẩn bị báo giá kinh doanh và giấy ghi nợ, làm việc để duy trì mối quan hệ chặt chẽ với người tiêu dùng.
Theo yêu cầu của người đại diện theo pháp luật, chuẩn bị các báo cáo / thuyết trình hoạt động của công ty.
Hỗ trợ các đại diện pháp lý trong nhiều vấn đề khác nhau
Hoạt động hỗ trợ môi giới cho công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác nếu cần.

Một Nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm lưu trữ dữ liệu và hồ sơ để truy xuất tài liệu và lưu trữ. Hồ sơ này có thể trở thành tài liệu pháp lý để đảm bảo công ty tuân thủ các chính sách và thủ tục nội bộ và bên ngoài.

Nhân Viên Chứng Từ Là Gì

a.Nhiệm vụ và trách nhiệm:

Chịu trách nhiệm lưu trữ, biên mục và truy xuất tài liệu
Xử lý, kiểm tra và giám sát sự di chuyển của tất cả các tệp và hồ sơ
Hỗ trợ phát hành tài liệu cho khách hàng
Duy trì tính toàn vẹn của các tài liệu làm việc và cập nhật tài liệu khi được sửa đổi
Duy trì hệ thống lưu trữ và truy xuất tài liệu
Chịu trách nhiệm về bảo mật tài liệu và quyền truy cập
Theo dõi việc xử lý các tệp không hoạt động
Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan khi được cấp trên giao

b.Các kỹ năng cần thiết của nhân viên chứng từ

Phải được định hướng chi tiết
Có thể làm việc với khối lượng lớn tài liệu trong môi trường nhịp độ nhanh
Có tổ chức cao và theo định hướng quy trình
Kỹ năng giao tiếp bằng miệng và bằng văn bản xuất sắc để tương tác với tất cả các cấp của tổ chức
Phải có khả năng làm việc độc lập và trong môi trường đồng đội
Phải có tiêu chuẩn chất lượng cao
Ứng viên phải có ít nhất bằng Cử nhân / Cao đẳng, bất kỳ lĩnh vực nào.

Với những thông tin trên, incoterms2020.vn hy vọng qua bài viết: “Nhân viên chứng từ là gì” sẽ cung cấp được tới bạn đọc những thông tin quan trọng, bổ ích và thực tế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.